Flexi IT

Modul zákazník (VO, SO, MO, Dom) sústreďuje informácie o zákazníkovi: jeho typ (osoba, obchodné meno), bonita, adresy, kontaktné údaje, aktivity, ktoré s ním boli realizované. Súbežne sú pod zákazníkom vedené finančné informácie, ktoré sústreďujeme do zmluvného účtu. Tieto informácie špecifikujú, aké typy platobných transakcií budú prebiehať medzi zákazníkom a dodávateľom, v akej mene, akým spôsobom (SIPO, prevod z účtu, zloženka atď.).

Zadanie zmlúv (v rôznych segmentoch) je možné z webového prostredia alebo v riešení FLEXI IT. Zmluvy sú vedené pod konkrétnym Zákazníkom a definujú rozsah "služieb" a produktov, ktoré sa dodávateľ zaviazal zákazníkovi dodať. Tieto zmluvy je možné tlačiť či elektronicky zasielať zákazníkom. V rámci zákazníka sú všetky dokumenty ukladané na jedno miesto, rovnako tak ako môžu byť hromadne generované a odosielané priamo z nášho riešenia.

Vo chvíli podpisu zmluvy sa proces presúva do modulu Záloh, kde sa podľa informácií na zmluve generujú zálohy zákazníkom vrátane platobného kalendára. Zálohy je možné hromadne generovať, upravovať či individuálne nastavovať podľa typu zákazníka. Proces fakturácie prebieha z prichádzajúcich odpočtov, ktoré sú následne prepočítané do tzv. zúčtovania - podklad k fakturácii určený na kontrolu Backoffice. Zúčtovanie obsahuje základné prvky - obchodné zložky, distribúcia, ekologická daň, diagram spotreby. Takto vystavené zúčtovanie následne prebehne kontrolou a je možné následne hromadne vystaviť faktúry.

Komunikácia s OKTE prebieha v module Správy OKTE a podporuje dva procesy, a to odpočtový a zmena dodávateľa. Všeobecne prebieha komunikácia s OKTE na báze server-server a zasielania XML správ.  Tieto správy sú ukladané na centralizované miesto, kde podľa typu správy je následne správa spracovaná. V prípade odpočtových správ prebieha ich prevod a kontrola spotreby u zákazníka a následne vystavené zúčtovanie a faktúry.

Modul zmeny dodávateľa umožňuje obsluhe efektívne a hromadne riadiť proces zmeny dodávateľa podľa typu danej zmluvy. Dávkové spracovanie a priama komunikácia OKTE zabezpečuje včasnú a legislatívnu podporu týchto procesov. V našom riešení sú tieto zmenové procesy riadené Workflow, ktoré ponúka obsluhu v ďalších krokoch daného scenára / typov procesov zmien dodávateľa (bez prepisu, s prepisom, atď.).

Upomínanie je riadené samostatným modulom, ktorý obsahuje všetkých zákazníkov, ktorí majú vystavené doklady po splatnosti. Podľa vybraného scenára upomínania následne systém spúšťa jednotlivé kroky (napr. zaslanie upomienky č.1 na email, listom či kontakt call centrom). Súčasne možno nastaviť možnosť penalizácie a poplatkov za vystavené upomienky.

Definícia produktov a cenníkov je v našom riešení veľmi flexibilná.  V kontexte silnej administrácie umožňuje kľúčovému užívateľovi nastaviť parametre produktu a ceny. V prípade cenníka sa jedná o veľmi triviálny postup kópie predchádzajúceho cenníka, úpravy cien a následného definovania platnosti. Čo sa týka distribučných cenníkov, tie sú v rámci legislatívneho dohľadu v kompetencii našej spoločnosti.

V kontexte externých obchodných sietí naše riešenie pracuje s logikou provízneho modelu. Každý externý subjekt (obchodník, sieť) pracuje s tzv. partnerským portálom, kde vidia svojich zákazníkov a provízie, ktoré mu boli uznané. Logika výpočtu provízií je pre každého dodávateľa individuálna rovnako ako frekvencia ich vyplácania. Naše riešenie umožňuje rôzne scenáre províznych schém v závislosti na životnom cykle zmluvy, zákazníka atď. Výstupom je súhrn provízií partnerským sieťam.

Riešenie FLEXI disponuje logikou párovania platieb, kedy na vystavené doklady sú očakávané platby. Po importe bankového výpisu do systému dochádza k jeho zaúčtovaniu a následnému automatickému párovaniu platieb. Existuje cca 10 metód, ako rozpoznať a priradiť platbu na daný doklad, pričom systém pracuje s tou najpravdepodobnejšou a postupne umoruje bankový výpis. Výstupom sú napárované platby k jednotlivým dokladom a v prípade neobjasnených platieb systém pomáha dohľadať platbu či doklad prostredníctvom modulu Neobjasnené platby.

V rámci nášho riešenia existuje integrované účtovníctvo komodít, kedy preberáme kontačnú maticu prevádzkového účtovníctva dodávateľa a podľa neho sa robia jednotlivé účtovné operácie. Všetky pohyby na analytických účtoch podliehajú kontrole a spadajú do tzv. "Vedľajšej hlavnej účtovnej knihy". Súčasne je možné zo systému generovať jednotlivé podklady pre odvod DPH, výkazy ekologickej dane, výkazy za LDS pod. Do prevádzkového účtovníctva sú len kumulované záznamy o jednotlivých komoditách.

FLEXI IT disponuje interným matematickým modelom, ktorý umožňuje vypočítať nevyfakturovanú spotrebu za jednotlivé segmenty, zákazníkov či komodity. Základom je tzv. plán, ktorý je odvodený od vstupných dát a diagramov, následne v časovej perióde realita odberových štatistík a záverom je prehľad vystavených faktúr za jednotlivé segmenty.

FLEXI IT je modulový systém, ktorý pokrýva rôzne procesy naprieč dodávateľskou spoločnosťou. Vďaka robustnému Worklflow umožňuje procesy automatizovať a kontrolovať ich korektnosť. Definícia worflow a jeho podmienok spadá do úrovne prístupu typu administrátor, pričom všetky aktivity systému či užívateľov sú logované.

Vstupom do webového portálu je registrácia zákazníka v niekoľkých krokoch. Potom získa už existujúci zákazník dodávateľa prístupové údaje prostredníctvom rôznych komunikačných kanálov. Po prihlásení je umožnené užívateľovi sledovať svoje faktúry, odbery, odberové štatistiky, saldokonto, uhradené faktúry, zadávať samoodpočty či požiadavky na rezervovanú kapacitu.